Ege Üniversitesi Kiþisel Verilerin Korunmasý ve Ýþlenmesi Hakkýnda Aydýnlatma Metni

6698 sayýlý Kiþisel Verilerin Korunmasý Kanunu kapsamýnda “Veri Sorumlusu” sýfatýyla; kiþisel verilerin toplanmasý, toplanan verilerin hangi amaçla kullanýlacaðý, paylaþýlýp paylaþýlmayacaðý, paylaþýlacaksa kiminle paylaþýlacaðý, ne kadar süreyle saklanacaðý, veri sahiplerinin haklarý gibi veri iþleme ve koruma faaliyetlerinin sorumluluðunu, kanun ve  mevzuat sýnýrlarý çerçevesinde gerçekleþtirmekteyiz.
a)    Kiþisel Verilerin Hangi Amaçla Ýþleneceði
Kiþisel verilerin iþlenmesinde, hukuka ve dürüstlük kurallarýna uygun olmasý, meþru bir temele dayanmasý, birey aleyhine sonuçlar doðurmamasý, þeffaflýk, verilerin doðruluðu, elde edilen kaynaklarýn belirli olmasý, verilerin doðru olmamasýndan dolayý güncellenmesi ilkelerine uyulmaktadýr.
Kiþisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen veya iþlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilmektedir.
Kiþisel Verilerin Korunmasý Mevzuatý’na, kiþisel verilerin korunmasýna iliþkin Türk hukukundaki yasal düzenlemelere uygun ve kanunlarda açýkça öngörüldüðü üzere kiþisel veriler iþlenmektedir.
Kiþisel verileriniz;
•    Üniversitemizin iþ ve akademik süreçlerinin yürütülmesi, geliþtirilmesi ve eðitim faaliyetleri kapsamýnda bu hizmetlerden faydalanýlmasý,
•    Üniversitemizin personel politikalarýnýn yürütülmesi amacý doðrultusunda; Üniversite’nin personel politikalarýna uygun þekilde; operasyonlarýnýn yürütülmesi, açýk pozisyonlara uygun personel temini, Ýþ Kanunu, Sosyal Güvenlik Kanunu ve sair iþ hayatýný düzenleyen mevzuat ile iþ saðlýðý ve iþ güvenliði çerçevesinde yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve gerekli tedbirlerin alýnmasý,
•    Üniversite ile iþ iliþkisi içerisinde olan üçüncü gerçek veya tüzel kiþiler ile yapýlan sözleþmeler veya yürütülen faaliyetler çerçevesinde; hukuki ve ticari yükümlülüklerin gerçekleþtirilmesi için, Üniversite tarafýndan iþ ortaðý/müþteri/tedarikçiler ile yapýlan sözleþmelerden kaynaklanan yükümlülüklerin ifasý, hak tesisi, haklarýn korunmasý, ticari ve hukuki deðerlendirme süreçleri, mali iþlerin yürütülmesi,
•    Üniversitemizin hizmetlerinden faydalanmanýz için gerekli çalýþmalarýn ilgili birimlerce yapýlmasý, bizimle paylaþmýþ olduðunuz iletiþim kanallarý üzerinden sizinle irtibat kurmak, Üniversitemizin ve faaliyetlerinin tanýtýlmasý, Üniversite tarafýndan sunulan ürün ve hizmetlerden ilgili kiþilerin faydalanmasý, Üniversiteye kaydýnýzýn saðlanmasý ve devamý,
•    Yükseköðretim Kanunu ve Yükseköðretim Kurumu (YÖK) tarafýndan getirilen eðitim faaliyetlerine ve denetime iliþkin ve sair yükümlülüklerin karþýlanmasý, eðitim-öðretim, bilimsel araþtýrma, yayýn ve danýþmanlýk faaliyetlerinin sürdürülmesi, yükseköðretim mevzuatý ve Üniversite iç düzenlemeleri kapsamýnda eðitim faaliyetinden kaynaklý haklarýn tesis edilmesi, kimlik kartý üretimi, basýmý ile çeþitli akademik ve idari iþlemlerin yapýlmasý,
•    Üniversite öðrencilerinin/çalýþanlarýnýn/ziyaretçilerinin can ve mal güvenliðinin korunmasý, yasal yükümlülüklerin, yargý organlarýnýn veya yetkili idari kuruluþlarýn istediði gerekliliklerin veya taleplerinin yerine getirilmesi amacýyla verileriniz kullanýlabilir. Veriler, gerekli güvenlik ve hukuki önlemler alýnarak burada bahsedilen amaçlarýn gerçekleþtirilmesi için elektronik veya fiziki ortamlarda yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacýyla arþivlenmesi
gibi faaliyetlerin yürütülmesi için iþlenebilecektir.
Kiþisel verileriniz, Üniversitemiz ile aranýzdaki iliþkiye baðlý olarak otomatik ya da otomatik olmayan yöntemlerle, Üniversitemiz birimleri tarafýndan sözlü, yazýlý ya da elektronik olarak toplanabilecek; Üniversitemiz ile iliþkiniz devam ettiði sürece güncellenecek ve zorunlu olan veriler Veri Sorumlusu sýfatýyla Üniversitemiz tarafýndan hukuki sorumluluðumuzu yerine getirebilmek için 6698 sayýlý KVK Kanunu’nun 5. ve 6.maddelerinde belirtilen kiþisel veri iþleme þartlarý ve amaçlarý dahilinde iþlenebilecektir.

b)    Ýþlenen Kiþisel Verilerin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarýlabileceði
Veri Sorumlusu sýfatýna sahip Üniversitemiz bünyesinde gerçekleþen veri aktarýmý, üçüncü kiþiye yapýlan aktarýmlar olarak deðerlendirilemez. Üniversitemiz bünyesinde faaliyet gösteren çalýþanlar veya farklý birimler arasýnda verilerin el deðiþtirmesi, bu anlamda üçüncü kiþiye aktarým deðildir.
Kiþisel verileriniz; veri sorumlusu sýfatýna sahip Üniversitemiz tarafýndan eðitim, saðlýk, iþ hizmetlerinden faydalanmanýz için gerekli çalýþmalarýn ilgili iþ birimleri tarafýndan yapýlmasý, akademik ve idari faaliyetlerin yürütülmesi. Üniversitemizin ve Üniversitemizle iþ iliþkisi içerisinde olan kiþilerin hukuki ve ticari güvenliðinin temini, Üniversite tesis ve binalarýnýn iç ve dýþ lokasyonlarýnda fiziksel güvenliðini ve denetimini saðlanmasý, hukuki uyum süreçlerinin yürütülmesi, mali iþlerin yerine getirilmesi amaçlarýyla; Yüksek Öðretim Kurumu, SGK, gibi kurumlar, bakanlýklar, yargý mercileri gibi kanunen yetkili kamu kurumlarýna, mevzuatýn izin verdiði hallerde iþbirliði yaptýðý, kuruluþlara, taraflara, anlaþmalý kuruluþlara, ödeme sistemi kuruluþlarýna, 6698 sayýlý Kanun’un 8. ve 9. maddelerinde belirtilen kiþisel veri iþleme þartlarý ve amaçlarý ile sýnýrlý olarak aktarýlabilecektir.

c)    Kiþisel Veri Toplamanýn Yöntemi ve Hukuki Sebebi
Kiþisel verileriniz, yukarýda yer verilen amaçlar doðrultusunda hizmetlerimizin sunulabilmesi ve bu kapsamda Üniversitemizin sözleþme ve yasadan doðan sorumluluklarýný eksiksiz ve doðru bir þekilde yerine getirebilmesi amacýyla edinilir. Bu hukuki sebeple toplanan kiþisel verileriniz 6698 sayýlý Kiþisel Verileri Koruma Kanunu’nun 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kiþisel veri iþleme þartlarý ve amaçlarý kapsamýnda bu metnin (a) ve (b) numaralý maddelerinde belirtilen amaçlarla da iþlenebilmekte ve aktarýlabilmektedir.

d)    Kiþisel Veri Sahibinin 6698 sayýlý Kanun’un 11. Maddesinde Sayýlan Haklarý
Kiþisel veri sahipleri olarak, haklarýnýza iliþkin taleplerinizi aþaðýda düzenlenen yöntemlerle Üniversitemize iletmeniz durumunda Üniversitemiz talebin niteliðine göre talebi en kýsa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandýracaktýr. Ancak, iþlemin ayrýca bir maliyeti gerektirmesi halinde, Üniversitemiz tarafýndan Kiþisel Verileri Koruma Kurulu’nca belirlenen tarifedeki ücret alýnacaktýr. Bu kapsamda kiþisel veri sahipleri;
•    Kiþisel veri iþlenip iþlenmediðini öðrenme,
•    Kiþisel verileri iþlenmiþse buna iliþkin bilgi talep etme,
•    Kiþisel verilerin iþlenme amacýný ve bunlarýn amacýna uygun kullanýlýp kullanýlmadýðýný öðrenme,
•    Yurt içinde veya yurt dýþýnda kiþisel verilerin aktarýldýðý üçüncü kiþileri bilme,
•    Kiþisel verilerin eksik veya yanlýþ iþlenmiþ olmasý hâlinde bunlarýn düzeltilmesini isteme, ve bu kapsamda yapýlan iþlemin kiþisel verilerin aktarýldýðý üçüncü kiþilere bildirilmesini isteme,
•    6698 sayýlý Kanun ve ilgili diðer kanun hükümlerine uygun olarak iþlenmiþ olmasýna raðmen, iþlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkmasý halinde kiþisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapýlan iþlemin kiþisel verilerin aktarýldýðý üçüncü kiþilere bildirilmesini isteme,
•    Ýþlenen verilerin münhasýran otomatik sistemler vasýtasýyla analiz edilmesi suretiyle kiþinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çýkmasýna itiraz etme,
•    Kiþisel verilerin kanuna aykýrý olarak iþlenmesi sebebiyle zarara uðramasý hâlinde zararýn giderilmesini talep etme hakkýna sahiptir.

6698 sayýlý Kanunu’nun 13. maddesinin 1. fýkrasý gereðince, yukarýda belirtilen haklarýnýzý kullanmak ile ilgili talebinizi, yazýlý veya Kiþisel Verileri Koruma Kurulu’nun belirlediði diðer yöntemlerle Üniversitemize iletebilirsiniz. Kiþisel Verileri Koruma Kurulu, þu aþamada herhangi bir yöntem belirlemediði için, baþvurunuzu, 6698 sayýlý Kanun gereðince, yazýlý olarak Üniversitemize iletmeniz gerekmektedir. Bu çerçevede Üniversitemiz 6698 sayýlý Kanunu’n 11. maddesi kapsamýnda yapacaðýnýz baþvurularda yazýlý olarak baþvurunuzu ileteceðiniz kanallar ve usuller aþaðýda açýklanmaktadýr:
Yukarýda belirtilen haklarýnýzý kullanmak için kimliðinizi tespit edici gerekli bilgiler ile 6698 sayýlý Kanunu’n 11. maddesinde belirtilen haklarýnýzdan kullanmayý talep ettiðiniz hakkýnýza yönelik açýklamalarýnýzý içeren talebinizi; Ege Üniversitesi Web Sitesinde yer alan Veri Sahibi Baþvuru formunu doldurarak ve formun imzalý bir nüshasýný ‘Ege Üniversitesi Rektörlüðü Gençlik Caddesi 35040 Bornova-ÝZMÝR’ adresine kimliðinizi tespit edici belgeler ile bizzat elden iletebilir, noter kanalýyla veya 6698 sayýlý Kanun’da belirtilen diðer yöntemler ile gönderebilir veya ilgili formu egeuniversitesi@egeuniversitesi.hs03.kep.tr adresine güvenli elektronik imzalý olarak iletebilirsiniz.